Lorsqu'une entreprise d'e-commerce fait ses débuts, la gestion des données produit dans un tableur semble une solution simple, et c'est le cas au départ. Cependant, à mesure que vous prenez de l'expansion, la complexité augmente également. Plus d'UGS (unités de Gestion des stocks), plus de canaux, plus d'équipes qui manipulent les données de produits.

Très vite, le fichier Excel qui était autrefois pratique devient un véritable chaos. Dans cet article, nous examinerons à quel moment ce point de bascule survient et comment le passage à un système de gestion de la relation client (CRM) comme Akeneo peut simplifier les opérations, réduire les erreurs et véritablement soutenir votre croissance au lieu de la freiner.

Pourquoi les entreprises en démarrage s'appuient sur les tableurs

La plupart des marchands commencent par ce qu'ils connaissent, et les tableurs sont familiers et facilement accessibles. Au début, utiliser Excel ou Google Sheets pour répertorier les UGS, les noms et les détails des produits semble gérable. Les tableurs offrent une solution rapide et gratuite (ou peu coûteuse) pour stocker les données des produits, notamment lorsque vous ne proposez que quelques dizaines d'articles.

Ils offrent une certaine flexibilité pour des tâches simples, comme la modification en lot des descriptions ou des prix, et de nombreuses places de marché exigent même le téléchargement de fichiers CSV ou XLSX pour l'affichage des produits. Pour un catalogue de petite taille, un fichier Excel peut servir de mini-base de données de produits qu'une seule personne peut contrôler.

Cela dit, la commodité des tableurs à petite échelle peut souvent entraîner de mauvaises habitudes au sein des équipes. À mesure que les ventes augmentent et que de nouveaux produits sont ajoutés progressivement, il est facile de s'en tenir à Excel « juste un peu plus longtemps », surtout si votre équipe est encore petite.

Au fil du temps, la situation peut se dégrader, car de multiples versions des fiches produits risquent de s'éparpiller entre les services, chacune comportant des mises à jour différentes. Le tout peut rapidement devenir chaotique, et au moment où vous réaliserez que votre système actuel ne fonctionne plus, la transition vers une solution plus structurée sera déjà une tâche ardue.

Les limites de la gestion des données produits dans des tableurs

Les tableurs sont parfaits pour de petites quantités de données, mais à mesure que le volume et la complexité augmentent, ils deviennent de plus en plus lourds à gérer. La manipulation de centaines de colonnes et de rangées est propice aux erreurs et souvent lente. La validation des données est manuelle et chronophage. Au fur et à mesure de la croissance de votre catalogue, des erreurs se produiront et pourront facilement passer inaperçues et ne pas être corrigées.

Vous commencerez également à vous rendre compte que les fautes de frappe et les incohérences font partie du lot de la saisie manuelle de données. Oublier un chiffre dans une UGS, ou indiquer la couleur d'un produit comme « Bleu » à un endroit, mais « Bleu pâle » à un autre, peut facilement faire boule de neige et entraîner de graves problèmes. Les clients qui reçoivent des articles accompagnés de recommandations de produits erronées ou incohérentes sont susceptibles de retourner leurs articles et de ne plus jamais faire d'achats chez vous.

L'absence d'une source unique de vérité peut également être extrêmement préjudiciable à vos opérations. Les tableurs sont déplacés entre différents dossiers, modifiés par plusieurs personnes, copiés, envoyés par courriel, puis modifiés à nouveau, ce qui crée des silos de données. Une équipe pourrait mettre à jour la spécification d'un produit dans son fichier sans que l'autre équipe ne soit informée du changement.

Il n'existe ni répertoire centralisé ni mécanisme de mise à jour en temps réel. Sans source unique de vérité, différents canaux peuvent finir par diffuser des informations contradictoires, ce qui sape la confiance des clients et transforme la vente multicanale en véritable corvée.

Les tableurs manquent souvent de fonctionnalités de flux de travail et de collaboration que vous trouverez dans un logiciel PIM standard. Cela rend la coordination des tâches, telles que la rédaction de descriptions de produits, la traduction de textes, la mise à jour d'images, etc., très difficile. Lorsqu'on parle de « collaborer » sur des tâches à l'aide d'un outil comme Excel, cela signifie généralement qu'une seule personne y travaille à la fois, au risque de voir le travail se chevaucher, ce qui n'est pas vraiment collaboratif.

Enfin, les processus manuels ne s'adaptent pas bien à la croissance. Ce qui a pu fonctionner pour 200 produits ne fonctionnera probablement pas pour plus de 2 000 articles. Les tableurs ne peuvent pas gérer facilement de nouvelles complexités comme de multiples langues, plusieurs devises ou des dizaines de nouveaux attributs pour chaque produit. Chaque nouveau canal ou marché dans lequel vous vous développez ajoute une couche supplémentaire de transformation des données qu'Excel n'est pas vraiment en mesure d'automatiser.

Tableurs contre PIM : les principales différences pour l'e-commerce

En utilisant un PIM pour l'e-commerce, vous constaterez des améliorations dans une grande variété d'aspects de vos processus de gestion des données produits, tels que :

1. Répertoire centralisé plutôt que fichiers multiples : Un PIM fournit une base de données unique et centralisée pour toutes les informations produit, alors que les flux de travail basés sur des tableurs se traduisent souvent par de nombreux fichiers éparpillés.

2. Cohérence et exactitude des données : Les systèmes PIM imposent la cohérence par conception. Par exemple, si la « Couleur » est un attribut obligatoire pour chaque produit, le PIM ne permettra pas la mise en ligne d'une fiche à moins que ce champ ne soit renseigné. Les PIM prennent également en charge la normalisation (par exemple, en s'assurant que les formats comme « un pouce », « 1" » ou « 1 po » sont uniformisés), ce qui est important pour des fonctionnalités telles que la précision des filtres de site et des comparaisons.

3. Réduction des erreurs : Grâce aux règles de validation et à l'élimination de la double saisie de données, un PIM réduit considérablement les erreurs. En fin de compte, cela se traduit par des détails et des contenus de produits plus fiables, ce qui réduit la probabilité de plaintes et de retours des clients.

4. Efficacité et rapidité : Un PIM transforme des heures de travail en minutes grâce aux opérations en lot et à l'automatisation. Il vous suffit de saisir les données du produit une seule fois, de les enrichir et de les diffuser simultanément sur plusieurs canaux de vente.

5. Collaboration et contrôle : Excel est conçu pour un seul utilisateur (ou une seule session). Si plusieurs personnes essaient de modifier un fichier en même temps, vous risquez d'écraser le travail des autres, à moins d'utiliser un fichier infonuagique aux fonctionnalités limitées. Il n'y a pas non plus de piste d'audit facile dans un fichier Excel classique ; il est souvent impossible de savoir qui a modifié quoi et à quel moment. Un PIM offre une collaboration multi-utilisateurs avec des autorisations fondées sur les rôles (par exemple, l'équipe marketing peut modifier les descriptions, l'équipe de localisation peut ajouter des traductions, mais aucune des deux ne peut modifier les données techniques).

Identifier le point de bascule : quand passer d'Excel à un PIM

La gestion d'un catalogue de produits d'e-commerce peut se faire raisonnablement bien avec des tableurs jusqu'à un certain point, mais comment savoir quand il est temps de passer à une plateforme PIM ? Voici quelques-uns des principaux critères annonciateurs d'un « point de bascule » à garder à l'esprit au fur et à mesure que votre entreprise évolue.

• Le seuil du nombre d'UGS : Si votre catalogue de produits a explosé pour atteindre des milliers d'articles et que le nombre de variantes a augmenté en conséquence, la gestion manuelle commence probablement à montrer ses limites. Considérez la plage de 1 000 à 5 000 UGS comme la zone de danger, et tout ce qui dépasse 5 000 comme votre point de bascule.

• La multiplicité des canaux : Plus vous vous développez sur de nouvelles plateformes de commerce, plus les choses deviendront complexes si vous n'avez pas de source unique de vérité. Vous n'êtes que sur Shopify ? Tout va probablement bien. Vous vous développez sur deux ou trois autres canaux ? Voilà votre point de bascule. N'oubliez pas que chaque canal présente des exigences et des contraintes spécifiques. Un PIM peut garantir que toutes les données que vous envoyez à chaque plateforme satisfont à ces exigences.

• Les exigences de localisation : L'expansion à l'échelle mondiale est un puissant multiplicateur de complexité. Le simple fait d'ajouter une ou deux langues supplémentaires à votre boutique nécessitera un PIM, car la longueur de vos textes doublera ou triplera instantanément. Les systèmes PIM traitent la localisation comme une dimension native. Ils peuvent suivre « l'exhaustivité » des traductions et signaler les attributs qui ont été mis à jour dans la langue source mais pas encore dans les paramètres régionaux cibles, garantissant ainsi une cohérence globale.

• Lancement et mise à jour lents des produits : S'il faut des jours ou des semaines pour déployer des modifications de produits sur votre boutique, il est probablement temps d'envisager un PIM. N'oubliez pas : si vous commencez à remarquer beaucoup de travail en double dans vos attributs de produits ou des problèmes de communication entre les équipes, il est temps de chercher à réduire les efforts manuels grâce à un PIM.

Les entreprises ne présenteront pas tous ces signes simultanément, mais la présence de quelques-uns d'entre eux peut suffire à justifier le passage à un PIM. Il y a un point de bascule où les choses commencent à passer entre les mailles du filet dans les processus fondés sur Excel. Reconnaître ce moment et passer à un PIM avant qu'une catastrophe majeure ne survienne peut réduire les erreurs et vous épargner des maux de tête et de l'argent.

Conclusion

La dépendance initiale aux tableurs pour la gestion de l'information produit est compréhensible chez les entreprises d'e-commerce à petite échelle. Toutefois, à mesure que les catalogues de produits s'élargissent, que les canaux se multiplient et que le besoin de cohérence et d'efficacité augmente, les limites des systèmes basés sur Excel peuvent commencer à créer des silos de données et des goulots d'étranglement.

En reconnaissant les points de bascule — qu'il s'agisse d'atteindre des milliers d'UGS, de s'étendre à de multiples canaux, de nécessiter une localisation ou de souffrir de lancements de produits lents —, les entreprises d'e-commerce peuvent passer à un PIM de manière proactive.

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